Konserni voi nimittää yhden ainoan tietosuojavastaavan edellyttäen, että tietosuojavastaavaan voidaan ottaa helposti yhteyttä jokaisesta toimipaikasta.

Finance House Nord OY:n asiakasrekisteri

Rekisterin tarkoituksena on käsitellä toimeksiantajan luovuttamia, asiakkaista vaadittuja henkilötietoja, sekä muita tarvittavia tietoja rekisterinpitäjän toimintaa varten, muun muassa perinnän ja muiden luotonhallintapalveluiden, kuten laskunvälitys-, laskutus-, reskontra-, luottotieto- ja rahoituspalveluiden toteuttamista varten. Tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäisen henkilön tietoja ei ole mahdollista tunnistaa.

Rekisteriin tallennetaan, ja siellä säilytetään vain rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot asiakkaista, kuten:

• nimi, henkilötunnus, syntymäaika ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite (viestintää sekä turvallista ja asianmukaista tunnistamista varten)
• asiakkaita koskevia taloudellisia tietoja, muun muassa maksuviivästys- ja luottohistoriatietoja, sekä tietoja asiakkaiden veloista, tuloista, varallisuudesta, luotosta, maksuhistoriasta ja luottoluokituksesta, ja muita asiakkaiden antamia tietoja velan syntymisen syistä (maksukyvyn arviointia, sekä maksusuunnitelmien laatimista ja saatavien valvontaa varten)
• asiakkaiden maksuhistoriatietoja ja aikaisempien perintätoimien tuloksia (oikeudellisten vaatimusten esittämista tai muun täytäntöönpanoperusteen hankkimista varten)
• nauhoitettuja puhelinkeskusteluja asiakkaiden ja asiakaspalvelun välillä oikeuksien dokumentointia varten.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu lainsäännön ja sopimusten perustella. Välttämätön henkilötietojen käsittely on mahdollista lakisääteisen velvoitteiden noudattamiseksi, vaikka asiakas ei antaisi käsittelyyn suostumusta.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tarvittaessa yhtiön ulkopuolelle siltä osin, kun niin on sovittu asiakkaan kanssa, tai siihen oikeuttaa laki. Henkilötietoja voidaan luovuttaa avustaville palveluntarjoajille, kuten esimerkiksi tulostus- ja postituspalvelut, puhelin- ja viestiliikennepalvelut sekä lakiasiainpalvelut. Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimeksiantajalle (sopimuksen mukaan), luottotietotoiminnan harjoittajille, sekä viranomaisille.

Mikäli sopimuksen täytäntöönpanon kannalta on tarpeen tai oikeutetun yhtiön etujen mukaista, asiakkaiden henkilötietoja voidaan tarkistaa yhtiön hallussa olevien henkilötietojen oikeellisuuden varmistamiseksi, ja täydentää niitä hankkimalla tietoja eri lähteistä, kuten luottotietotoiminnan harjoittajilta, yhtiössä säilytetyistä asiakastiedoista ja julkisista rekistereistä.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisterinpitäjä on osa kansainvälistä konsernia, joten tietoja saatetaan siirtää toiseen maahan. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisia asianmukaisia suojatoimia noudatetaan. Pääsääntöisesti henkilötietoja ei luovuteta Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

A Manuaalinen aineisto
Rekisterinpitäjä toteuttaa tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Rekisterinpitäjän järjestelmiin, jotka sisältävät henkilötietoja, annetaan käyttöoikeudet vain yhtiön toiminnan kannalta niitä välttämättä tarvitseville.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Henkilötietoja säilytetään turvallisesti, ja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Rekisteripitäjän järjestelmiin, jotka sisältävät henkilötietoja, annetaan käyttöoikeudet vain yhtiön toiminnan kannalta niitä välttämättä tarvitseville.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot.

Rekisteröity voi milloin tahansa pyytää omien henkilötietojensa oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Asiakkaalla on oikeus vastustaa tai rajoittaa omien henkilötietojensa käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.